Billing specialist atau spesialis penagihan adalah profesi yang jarang terdengar, namun memiliki bagian penting dalam departemen keuangan. Karena bagian ini memiliki tugas untuk melakukan penagihan, dan menerbitakn tagihan kepada konsumen.
Banyak yang berpikir kalau spesialis penagihan ini memiliki tugas yang tidak jauh berbeda dengan kasir. Padahal tugas spesialis penagihan ini jauh lebih besar, dan biasanya dibutuhkan oleh perusahaan besar seperti perusahaan B2B yang kegiatan penjualannya berskala besar.
Apa Itu Billing Specialist?
Jadi apa itu sebenarnya billing specialist? Jadi ini merupakan profesi yang posisinya berada di dalam departemen keuangan dan tugas utamanya adalah penagihan, dan juga mengatur arus pembayaran baik yang keluar ataupun masuk.
Seorang specialisasi penagihan ini juga memastikan bahwa faktur dan invoice yang diterima pelanggan sudah sesuai dengan tagihannya. Kemudian melakukan proses penagihan, sampai kemudian terjadi pembayaran oleh pelanggan.
Karena berkaitan dengan keuangan, maka skill billing yang utama ini adalah pembukuan dan juga keuangan. Tujuannya agar arus kas yang keluar dan masuk dapat sesuai, dan tagihan, tanda terima, ataupun faktur dapat diterima pelanggan dengan baik.
Jobdesk Billing Specialist
Setelah mengetahui apa itu billing specialist, maka sekarang saatnya mengetahui jobdesk dari profesi ini. Tentunya profesi ini harus kompeten dalam hal yang berkaitan dengan tugas keuangan dan juga non keuangan supaya kestabilan keuangan perusahaan lebih terjaga.
Jobs description nya memiliki tanggung jawab untuk melakukan proses pembayaran yang masuk. Kemudian menerbitkan dokumen yang dibutuhkan seperti surat tagihan, faktor, surat hutang, invoice, maupun tanda terima.
Supaya dapat lebih mengerti apa saja jobdesc dari profesi ini, berikut adalah rincian lengkapnya.
- Menerima pembayaran dan melakukan sortiran terhadap pembayaran yang masuk dengan memperhatikan apakah uangnya sudah benar masuk atau belum (kredibilitas).
- Mengelola status akun dan saldo dan identifikasi inkonsistensi untuk memastikan semuanya sudah sesuai.
- Mencetak atau menerbitkan dan memposting tagihan, invoice, tanda terima, dan faktur untuk pelanggan yang tetap dan sebagai arsip perusahaan.
- Memeriksa validitas dari akun debit, apakah benar dan sudah sesuai atau belum untuk memastikan kestabilan perusahaan terutama pada bagian keuangan.
- Melakukan pembaruan terhadap catatan piutang dengan akun baru atau pembayaran yang terlewat dan memasukkan datanya.
- Memastikan semua konsumen dan klien mendapatkan informasi berkaitan dengan tagihan utang, dan kapan waktu pembayaran yang ditetapkan untuk pembayaran utangnya (deadline).
- Menawarkan solusi kepada klien yang memiliki masalah terhadap pembayaran hutangnya, dan menawarkan jalan keluar yang sifatnya menguntungkan bagi kedua belah pihak.
- Membuat laporan secara menyeluruh tentang aktivitas penagihan dengan data yang sesuai dan jelas, sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
Tugas Billing Specialist
Ternyata banyak juga jobdesc dari billing specialist, supaya dapat lebih jelas lagi berikut akan diberikan rincian tugas dari seorang billing specialist yang harus dipenuhi. Tentunya tugas ini tidak dapat dilakukan secara sembarangan, karena berkaitan dengan kestabilan perusahaan.
1. Memastikan Setiap Proses Penagihan Berjalan Lancar
Proses penagihan ini tentunya harus tetap sesuai dengan SOP yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Karena itu seorang spesialis penagihan harus memastikan supaya kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan SOP, dan memenuhi target yang sudah ditentukan.
2. Mempersiapkan Faktur
Tugas selanjutnya adalah mempersiapkan faktur untuk setiap konsumen dengan tepat. Faktur ini merupakan dokumen yang berisikan tentang catatan berupa tagihan, di dalamnya ada jumlah produk yang dikirimkan, dan jumlah harga yang harus dibayar oleh penerima.
3. Memantau dan Meninjau Kegiatan Penagihan
Supaya dapat memastikan kegiatan penagihan berjalan dengan lancar, maka seorang spesialis penagihan juga harus melakukan pemantauan dan peninjauan terhadap kegiatan penagihan. Tujuannya supaya semua sesuai, dan tidak ada penagihan yang melenceng.
4. Mempersiapkan Berbagai Laporan
Tentunya seorang spesialis juga harus menyiapkan laporan yang sesuai, dari mulai barang tersebut diberikan, pengeluaran surat tagihan, sampai barang tersebut dibayar. Semua laporan yang disiapkan ini tentunya harus sesuai antara satu dengan yang lainnya, dan keadaan di lapangan.
5. Bekerja Sama dengan Departemen Keuangan
Karena berkaitan dengan penagihan, maka tentu harus melakukan kerja sama dengan departemen keuangan. Dari mulai pembelian, sampai nanti pembayaran speliasis penagihan ini harus memastikan kalau semuanya sudah sesuai, dan tidak ada miss.
6. Memperbarui Basis Data
Tidak lupa juga untuk memperbarui basis data debitur atau data piutang dengan akun baru, akun lama, atau juga pembayaran yang terlewat. Pastikan basis data yang dibuat sudah memuat informasi yang memang dibutuhkan supaya tidak ada kesalahan informasi.
7. Mengurangi Pembayaran Tunggakan
Spesialisasi penagihan juga memiliki tugas untuk mengurangi pembayaran tunggakan apabila ada masalah yang terjadi. Mengurangi ini bukan berarti memotong harga, hanya saja melakukan penyesuaian terhadap kemampuan dan kelancaran arus kas.
8. Menerima Pembayaran
Seorang spesialisasi penagihan juga memiliki tugas menerima pembayaran dari konsumen. Jadi tidak hanya bertugas menagih saja, tapi ketika pembayaran dilakukan ini menjadi tugasnya sekaligus memastikan bahwa jumlahnya sesuai, dan memasukkannya ke dalam data.
9. Mengelola Status
Jangan lupa untuk melakukan pengelolaan status, baik itu status akun dan saldo serta melakukan identifikasi ketidakkonsistenan. Semua ini wajib diolah dengan baik dan sesuai, supaya semuanya selaras dan ketika dimasukkan ke dalam arsip sudah sangat sesuai.
10. Menyelesaikan Pembayaran Konsumen yang Bermasalah
Terakhir seorang spesialis penagihan juga dapat memberikan solusi yang sifatnya untuk menyelesaikan pembayaran konsumen yang bermasalah. Tentunya solusi ini tidak hanya menguntungkan bagi konsumen, tapi juga bagi perusahaan.
Persyaratan yang Dibutuhkan
Setelah mengetahui jobdesc dan juga tugas billing specialist, langkah selanjutnya adalah mengetahui persyaratan yang dibutuhkan untuk mengisi profesi ini. Seperti yang sudah dikatakan tadi, salah satu skill utamanya adalah pembukuan dan keuangan.
Namun tentu tidak hanya skill itu saja yang dibutuhkan. Berikut ini adalah beberapa persyaratan yang harus dipenuhi untuk menjadi soreng spesialis penagihan, diantaranya:
- Memiliki pengalaman di bidang akuntansi, dan akan lebih baik jika mempelajari hal tersebut.
- Sudah terbiasa dengan angka, dan pemrosesan informasi keuangan serta pengolahan angka.
- Memiliki kemampuan yang baik dalam mengoperasikan komputer terutama MS office (excel paling utama) dan juga alat accounting lainnya.
- Fasih dan mengerti istilah dalam penagihan, dan juga memahami surat yang dibutuhkan dalam setiap proses yang dilalui.
- Teliti dalam setiap pekerjaan, dan memastikan bahwa semuanya sudah sesuai.
- Memiliki orientasi yang tinggi terhadap detail, dan memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik.
Tentunya persayaratan ini harus dipenuhi oleh setiap orang yang ingin menjadi seorang spesialis penagihan. Tujuannya agar proses penagihan dapat berjalan dengan lancar, dan tidak ada data yang tidak cocok terutama ketika data tersebut hendak dimasukkan di dalam arsip.
Karena memiliki tugas, dan persyaratan yang lumayan tidak heran jika gaji dari profesi ini lumayan. Paling rendah untuk perusahaan kecil, gaji dari profesi ini adalah Rp 3jutaan.
Itulah tadi pembahasan lengkap tentang profesi billing specialist yang berkaitan dengan keuangan terutama penagihan utang. Ternyata profesi ini membutuhkan ketelitian tinggi untuk memastikan semuanya berjalan dengan lancar.