Tugas dan tanggung jawab office manager – office manager merupakan manajer kantor yang memiliki tugas dan tanggung jawab penting. Lalu apa itu sebenarnya office manager dan bagaimana tugas dan tanggung jawab yang dimiliki, simak pembahasannya di bawah ini.
Mengenal Office Manager
Manajer kantor adalah orang yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi perusahaan atau organisasi. Kami terkadang menyebut orang itu sebagai manajer layanan administrasi atau manajer kantor bisnis. Sederhananya; orang tersebut bertugas menjalankan kantor.
Menjalankan kantor termasuk mengalokasikan sumber daya fisik seperti perlengkapan dan ruang kantor, serta menjadwalkan acara internal. Manajer kantor juga mengawasi staf operasional seperti tenaga administrasi, teknisi, dan akuntan.
Dengan kata lain, office manager harus memastikan bahwa staf pendukung perusahaan atau organisasi berjalan dengan baik dan lancar. Orang tersebut mungkin harus bekerja dengan vendor, menganalisis konsumsi energi, dan memastikan fasilitasnya aman dan bersih.
Ukuran tim tergantung pada jenis dan ukuran organisasi. Misalnya, di perusahaan multinasional, ini bisa berarti beberapa ratus karyawan. Sementara di kantor kecil, mungkin hanya beberapa karyawan saja dan dibagi berdasar beberapa kebutuhan.
Tugas dan Tanggung Jawab Office Manager
Apabila melihat pengertian yang sudah diberikan, maka dapat diketahui bahwa office manager ini memainkan peran yang sangat penting di perusahaan. Karena itu tidak heran jika tugas dan tanggung jawab office manager sangat penting.
Dari mulai mengajari, sampai mengevaluasi semuanya diampu oleh office manager. Adapun beberapa tugas dan tanggung jawab office manager, diantaranya:
- Memberikan serta membagi tugas kepada karyawan atau staffnya sesuai dengan posisi dari masing-masing staffnya.
- Menentukan jadwal pertemuan (rapat) dengan para karyawan.
- Membuat peraturan kantor yang diperlukan bersama dengan manajer lain yang membidangi.
- Memastikan semua pekerjaan karyawan dapat berjalan dengan baik.
- Melakukan negoisasi dengan pihak ketiga untuk kepentingan perusahaan.
- Membuat dan mengatur SOP/prosedur pekerjaan staff kantor.
- Menampilkan laporan yang memiliki hubungan dengan departemennya kepada atasan.
- Bertanggung jawab untuk mengelola layanan kantor, dan memastikan bahwa semua layanan tersebut berjalan dengan lancar sesuai prosedur.
- Melakukan planning dan pelaksanaan pekerjaan di kantor, serta melakukan penilaian terhadap kinerja para karyawan kantor.
- Melakukan perekrutan terhadap karyawan baru bersama dengan HR, dan nantinya memberikan pelatihan terhadap karyawan tersebut.
- Memberikan bimbingan, masukan, pelatihan kepada karyawan kantor supaya dapat meningkatkan kinerja.
- Menjaga kerukunan dan keharmonisan di antara para karyawan yang ada di kantor, dan memberikan motivasi untuk dapat meningkatkan kinerja.
- Melakukan partisipasi secara aktif dalam hal perencanaan dan pelaksanaan acara di perusahaan.
- Memiliki tanggung jawab untuk mengembangkan standar dan mempromosikan kegiatan yang meningkatkan prosedur operasional.
- Mendesain dan menerapkan sistem pengarsipan.
- Menetapkan dan memantau atau mengawasi prosedur untuk pencatatan.
- Memastikan keamanan, integritas dan kerahasiaan data.
- Menerapkan perubahan procedural dan peraturan untuk meningkatkan efisiensi operasional.
- Monitor dan pertahankan inventaris perlengkapan kantor, serta menjaga lingkungan kerja yang aman dan terlindungi untuk para karyawan.
Skill yang Harus Dimiliki
Setelah mengetahui tugas dan tanggung jawab office manager yang ternyata lumayan rumit, ada baiknya untuk mengetahui skill apa saja yang harus dimiliki. Tujuannya agar dapat memenuhi skill yang dimiliki.
1. Komunikasi
Pertama adalah komunikasi yang merupakan skill utama yang harus dimiliki oleh office manager. Karena office manager harus melakukan komunikasi antara pihak atas, dengan pihak karyawan. Oleh sebab itu skill komunikasi sangatlah dibutuhkan.
2. Problem Solving
Memecahkan masalah juga merupakan salah satu skill yang sangat dibutuhkan oleh seorang office manager. Karena bukan tidak mungkin akan ada perdebatan antara pihak karyawan dengan pihak atas, ataupun masalah yang terjadi di salah satu divisi.
3. Membuat Keputusan
Keputusan merupakan sesuatu yang ditetapkan tidak hanya secara ketepatan, namun juga kecepatan. Karenanya seorang office manager harus mampu membuat keputusan dengan minim resiko di waktu yang sempit untuk keberlangsungan dan kesuksesan acara.
4. Planning Organization
Merencanakan suatu hal juga termasuk ke dalam skill yang dibutuhkan oleh seorang office manager. Kemampuannya untuk merencanakan, ataupun mengatur setiap hal secara detail untuk dapat mencapai target yang memang sudah ditentukan.
5. Manajemen Waktu
Seorang office manager harus memiliki kemampuan yang baik dalam hal manajemen waktu. Terutama ketika membuat suatu acara, manajemen waktu ini harus benar-benar diperhatikan supaya semuanya berjalan sesuai dengan timeline yang sudah direncanakan.
6. Leadership
Kepemimpinan ini merupakan skill yang juga harus dipenuhi, karena dari skill ini akan muncul sifat bertanggung jawab, mengambil keputusan, team work, dsb. Oleh sebab itu leadership menjadi salah satu skill yang harus dipenuhi oleh office manager.
7. Integritas
Tidak semua orang mampu memiliki hal ini, dan sayangnya untuk seorang office manager hal ini termasuk dalam skill yang harus dipenuhi. Dimana integritas ini melambangkan sifat keutuhan yang tinggi sehingga dapat menimbulkan kewibawaan.
8. Kerja Tim
Sebenarnya kerja tim ini tidak hanya sekedar skill yang harus dipenuhi oleh office manager, tapi juga kebutuhan. Tujuannya untuk meningkatkan kinerja, sikap, dan loyalitas yang ada di dalam kelompok kerja.
9. Pengaturan Pendanaan
Tata kerja yang merancanakan pengeluaran dan pemasukan arus kas untuk memastikan semuanya sesuai dengan perencanaan. Skill ini tidak hanya membutuhkan ketelitian tinggi, tapi juga kemampuan untuk mengorganisasikan semuanya supaya sesuai.
10. Supply Management
Terakhir ada supply management yang merupakan skill untuk menjamin rantai pasok dalam kondisi stabil. Dengan menciptakan sistem yang terkoordinasi yang menggabungkan komunikasi, dan informasi untuk menjamin semuanya sesuai ketentuan.
Kualifikasi Office Manager
Menjadi office manager tentu bukan suatu hal yang sulit, hanya saja tidak dapat dipandang sebelah mata. Selain harus memenuhi beberapa skill di atas, perlu juga untuk memenuhi beberapa kualifikasi yang dimiliki.
- Memiliki pengalaman paling kurang 2 tahun dalam bidang terkait dengan manajer dan supervisor.
- Memiliki pengetahuan di bidang yang dibutuhkan, dalam hal ini manajerial, manajemen kantor, prosedur kerja, dan sistem kerja.
- Memiliki keahlian pengaturan waktu yang baik.
- Mampu melakukan banyak tugas, namun tetap mampu menyusun skala prioritas untuk kinerja terbaik.
- Detail dan mampu memiliki keterampilan dalam problem solving.
- Memiliki pengetahuan tentang prinsip bisnis, manajemen, dan juga pengaturan (manajemen) SDM.
- Mampu bekerja di bawah tekanan.
- Memiliki kemampuan komunikasi verbal dan tertulis yang baik, sehingga dapat dipahami dengan baik.
- Memiliki kemampuan perencanaan yang kuat, dan mampu mengaplikasikan ms office yang baik dan mampu menggunakan komputer secara mahir.
- Memiliki pengetahuan tentang manajemen akuntansi, manajemen data, kearsipan dan juga administrasi kantor.
- Memiliki kinerja yang berorientasi terhadap detail (detail oriented).
Memang office manager ini bukan posisi yang sulit untuk didapatkan, namun juga bukan hal yang mudah untuk dijalani apabila tidak memahami dasar yang dibutuhkan dalam menjalankannya.
Karena itu ada baiknya untuk memahami dengan baik mulai dari apa itu office manager, tugas dan tanggung jawab office manager dan skill serta kemampuan yang dibutuhkan untuk dapat memenuhi tugasnya dengan baik.