Admin logistik adalah – Admin logistik adalah seorang profesional yang bertanggung jawab untuk mengelola seluruh proses pengadaan dan penyediaan perlengkapan dalam sebuah perusahaan. Tidak semua perusahaan memiliki posisi ini karena hanya perusahaan besar yang membutuhkan kehadiran seorang admin logistik.
Jika Anda ingin mengetahui tugas yang dilakukan oleh seorang admin logistik secara lebih mendalam, artikel ini sangat cocok untuk Anda baca. Selain itu, artikel ini juga akan menjelaskan keterampilan apa yang harus Anda kuasai agar dapat menjadi seorang admin logistik yang andal.
Jika Anda tertarik untuk menjadi seorang admin logistik, maka simak artikel ini sampai selesai!
Apa Itu Admin Logistik?
Seorang Admin Logistik memiliki banyak fungsi penting dalam pengelolaan barang di perusahaan. Tanggung jawab utamanya meliputi:
- perencanaan kebutuhan barang;
- penyimpanan barang;
- pengadaan dan distribusi barang;
- pengawasan penggunaan; dan
- penghapusan barang yang tidak diperlukan lagi.
Perbedaan antara bidang administrasi lainnya dan admin logistik adalah bahwa admin logistik lebih fokus pada pengurusan pengadaan barang. Karena bidang kerjanya yang luas dan penting bagi perusahaan yang berukuran besar, admin logistik harus memiliki kualifikasi tertentu.
Meskipun persyaratan pendidikan untuk menjadi admin logistik mungkin dimulai dari lulusan SMA, namun kualitas penting yang harus dimiliki adalah ketelitian, kecermatan, dan kemampuan matematika yang baik. Seorang admin logistik yang baik harus mampu melakukan tugas-tugasnya dengan hati-hati dan efisien, memastikan bahwa semua barang dikelola dengan baik dan memenuhi kebutuhan perusahaan.
Tugas Admin Logistik
Tugas admin logistik mungkin terlihat sederhana, tetapi memiliki cakupan yang luas. Sebagai seorang admin logistik, Anda harus dapat melakukan tugas-tugas berikut:
1. Mengecek Tagihan Pengadaan dan Permintaan Barang
Tugas pertama seorang admin logistik adalah memeriksa tagihan pengadaan suatu barang dan memastikan bahwa permintaan barang telah diproses dengan benar. Dengan memeriksa tagihan dan permintaan barang, admin logistik dapat memastikan bahwa proses pengiriman dan pembelian berjalan dengan lancar.
2. Mengoperasikan dan Memantau Perangkat Lunak Logistik
Tugas yang cukup penting dan menjadi inti pekerjaan admin logistik adalah melakukan pencatatan. Pencatatan tersebut dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak perlogistikan seperti software ERP atau administrasi lainnya. Dokumen yang harus dikelola oleh admin logistik antara lain adalah pengambilan data penerimaan barang (GRN), dokumen pendistribusian, collection, serta filling.
Selain itu, seorang admin logistik juga harus memiliki kemampuan dalam mengoperasikan perangkat lunak pengiriman untuk melakukan pelacakan sistem pengiriman. Hal ini bertujuan agar pengiriman dapat dilakukan dengan tepat waktu dan tanpa kendala. Selain itu, menjaga komunikasi dengan kurir juga menjadi hal yang penting agar tidak terjadi kesalahan dalam pengiriman dan dapat meningkatkan efektivitas pengiriman.
3. Memperbarui Catatan Persediaan dan Lokasi Barang
Catatan yang dibuat harus mencerminkan barang yang masuk dan keluar. Secara berkala, perusahaan biasanya melakukan penyesuaian melalui pemeriksaan fisik atau yang disebut sebagai stock opname.
4. Memeriksa Data Administrasi Logistik
Seorang admin logistik juga bertanggung jawab untuk memeriksa data administrasi logistik yang diterima dari pihak pengirim. Hal ini akan memastikan bahwa data yang diterima akurat dan sesuai dengan permintaan perusahaan.
5. Mendaftarkan Pembelian dan Pengiriman Barang
Mencatat setiap pembelian dan pengiriman barang yang dilakukan oleh perusahaan. Selain itu, mereka harus menjalin hubungan yang baik dengan agen pengiriman untuk memastikan pengiriman barang berjalan lancar.
6. Berkomunikasi dengan Pelanggan dan Vendor
Berkomunikasi dengan pelanggan tentang status pembelian dan pengiriman barang yang dipesan. Selain itu, mereka juga harus berkomunikasi dengan vendor tentang kualitas barang yang dibeli.
7. Mengecek Status Pengiriman Barang
Memeriksa status pengiriman barang yang telah dipesan dan berkomunikasi dengan pihak pengantaran untuk memastikan barang sampai ke tempat tujuan dengan aman.
8. Melakukan Audit dan Pembukuan
Bertanggung jawab untuk melakukan audit biaya dan pembukuan dengan baik. Dengan melakukan audit, mereka dapat memastikan bahwa pengeluaran perusahaan dalam logistik terkendali.
9. Memeriksa Surat dan Transaksi yang Masuk dan Keluar Gudang
Memeriksa surat dan transaksi yang masuk dan keluar. Selain itu, mereka juga bertanggung jawab atas pengiriman tagihan dan verifikasi permintaan.
10. Memeriksa Keadaan Barang di Gudang
Seorang admin logistik juga harus memeriksa keadaan barang yang disimpan di gudang perusahaan. Hal ini akan memastikan bahwa barang tersimpan dengan baik dan tidak mengalami kerusakan.
11. Menangani Pembuangan Barang yang Tidak Berguna atau Rusak
Bertanggung jawab atas pembuangan barang yang sudah tidak berguna atau rusak. Dengan membuang barang yang tidak berguna atau rusak, mereka dapat memastikan kebersihan dan efisiensi gudang perusahaan.
12. Mempelajari bisnis proses dan SOP (Standard Operating Procedures) yang berlaku di perusahaan
Bisnis proses atau proses bisnis merupakan rangkaian aktivitas atau langkah-langkah yang dilakukan untuk mencapai tujuan bisnis tertentu. Sedangkan SOP adalah serangkaian aturan tertulis yang mengatur proses bisnis agar berjalan sesuai dengan standar yang telah ditentukan.
13. Membuat Berita Acara dan Purchase Request jika terdapat barang return
Ketika terjadi barang return, admin logistik harus membuat Berita Acara yang berisi informasi mengenai barang yang dikembalikan, alasan pengembalian, dan kondisi barang tersebut. Hal ini dilakukan untuk menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam proses logistik.
Selain itu, admin logistik juga harus membuat Purchase Request yang berisi permintaan pembelian barang pengganti atau barang yang sesuai dengan pesanan pelanggan. Purchase Request ini nantinya akan digunakan oleh bagian pengadaan untuk memesan barang pengganti atau barang baru.
Dengan membuat Berita Acara dan Purchase Request yang akurat dan tepat waktu, admin logistik dapat membantu mempercepat proses retur dan mengurangi dampak negatif pada bisnis perusahaan.
14. Membuat laporan administrasi
Terakhir adalah untuk memastikan bahwa gudang mampu menampung barang yang datang dan untuk mengatur penempatan barang sesuai dengan kategori yang ditentukan. Mereka harus menata barang dengan cermat dan memastikan apakah barang-barang tersebut cukup muat atau tidak, sehingga dapat menganalisis ketersediaan barang untuk memenuhi pesanan dengan ruang yang tersedia.
Skill yang Harus Dimiliki Admin Logistik
Admin logistik harus memiliki sejumlah kemampuan penting agar dapat menyelesaikan tugasnya dengan efektif. Berikut adalah beberapa kemampuan yang harus dimiliki oleh admin logistik:
1. Kemampuan berkomunikasi yang baik
Admin logistik harus berkomunikasi dengan berbagai pihak, termasuk pelanggan, vendor, dan anggota tim logistik lainnya. Keterampilan berkomunikasi yang baik akan membantu dalam menyelesaikan tugas secara efektif.
2. Detail oriented
Tugas admin logistik seringkali melibatkan pemrosesan data, membuat laporan, dan memantau inventaris. Oleh karena itu, kemampuan untuk memperhatikan detail dan melakukan pengecekan kembali adalah penting untuk memastikan keakuratan data dan informasi.
3. Mudah beradaptasi
Dalam lingkungan logistik yang cepat berubah, admin logistik harus mudah beradaptasi dengan perubahan dan dapat mengatasi situasi yang berbeda-beda. Kemampuan untuk belajar dengan cepat dan menghadapi tantangan baru juga merupakan keuntungan.
4. Disiplin dan teliti
Seorang admin logistik harus disiplin dan teliti dalam melaksanakan tugasnya. Karena tugas-tugasnya seringkali melibatkan pemrosesan data dan dokumentasi, keakuratan dan ketelitian sangatlah penting untuk memastikan kinerja yang efektif.
5. Kemampuan bekerja sendiri maupun dalam tim
Seringkali, admin logistik harus bekerja secara mandiri untuk menyelesaikan tugas-tugas rutin. Namun, mereka juga harus dapat bekerja dengan tim logistik lainnya dalam situasi tertentu.
6. Memahami tugas administrasi
Tugas-tugas administratif seringkali menjadi bagian penting dari tugas-tugas seorang admin logistik. Oleh karena itu, memahami tugas administrasi yang meliputi pemrosesan dokumen, pemantauan inventaris, dan pelaporan sangatlah penting.
7. Kemampuan berpikir analitis
Seorang admin logistik harus memiliki kemampuan untuk berpikir analitis dan mengatasi masalah. Mereka harus dapat mengumpulkan dan menganalisis data dengan cermat untuk membuat keputusan yang baik dan mengatasi masalah yang terkait dengan logistik.
8. Mampu mengoperasikan komputer (minimal Microsoft Office dan Microsoft Outlook)
Keterampilan dasar dalam penggunaan perangkat lunak seperti Microsoft Office dan Microsoft Outlook sangatlah penting bagi seorang admin logistik. Keterampilan ini membantu mereka dalam menghasilkan laporan, membuat jadwal, dan mengirim email.
9. Melakukan pemasukan data (data entry)
Seorang admin logistik harus dapat memasukkan data dengan cepat dan akurat ke dalam sistem. Kemampuan pemasukan data yang baik membantu dalam memproses informasi dan membuat keputusan.
10. Mengetahui konsep warehouse seperti FIFO dan FEFO
Admin logistik harus mengerti konsep-konsep penting dalam manajemen gudang, seperti FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out). Konsep ini membantu dalam mengelola persediaan dan memastikan produk yang lebih lama digunakan atau dijual terlebih dahulu.
11. Mampu mengoperasikan SAP akan menjadi nilai tambah
Sistem SAP (Systems, Applications, and Products) adalah perangkat lunak manajemen bisnis yang terintegrasi yang digunakan untuk mengelola persediaan dan proses logistik. Jika seorang admin logistik memiliki kemampuan dalam mengoperasikan SAP, ini akan menjadi nilai tambah yang besar bagi perusahaan. Mereka akan dapat mengelola persediaan dengan lebih efisien dan meningkatkan efektivitas proses logistik secara keseluruhan.
Kualifikasi Admin Logistik yang Harus Dikuasai
Ketika mencari seorang admin logistik, perusahaan akan mempertimbangkan beberapa faktor sebagai kualifikasi kandidat yang potensial. Berikut adalah beberapa faktor yang perlu diperhatikan:
1. Memahami Tugas Admin Logistik
Sebagai seorang admin logistik, tugas yang diemban tergolong kompleks dan luas. Oleh karena itu, perusahaan akan menanyakan dengan detail apa saja yang kandidat paham mengenai tugasnya. Dengan memahami tugas yang akan diemban, kandidat dapat menjalankan tugasnya dengan baik.
2. Pengalaman Kerja
Kandidat yang berpengalaman di bidang logistik menjadi kualifikasi utama ketika perusahaan membuka lowongan untuk posisi admin logistik. Pengalaman kerja yang relevan dapat membantu kandidat memahami alur kerja dan ekspektasi perusahaan.
3. Kemampuan Komunikasi
Kandidat harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk menghindari terjadinya miss communication yang dapat merugikan perusahaan. Sebagai admin logistik, kandidat akan berinteraksi dengan berbagai pihak, mulai dari vendor, supplier, pengirim, hingga pelanggan. Selain itu, kandidat juga harus dapat membuat dan mempresentasikan laporan kerja kepada atasan.
4. Kepribadian Kandidat
Tugas sebagai admin logistik tergolong berat dan penuh tekanan. Oleh karena itu, kandidat yang dapat bekerja di bawah tekanan dan memiliki kepribadian yang tangguh, disiplin, dan detail-oriented akan menjadi prioritas bagi perusahaan.
5. Jenjang Pendidikan
Beberapa perusahaan mengharapkan kandidat memiliki jenjang pendidikan tertentu, seperti Manajemen Logistik, Teknik Logistik, atau Sistem Informasi. Namun, tidak semua perusahaan menetapkan jenjang pendidikan tertentu sebagai kualifikasi kandidat. Sebaliknya, kandidat yang memiliki pengetahuan dan pengalaman yang cukup di bidang serupa dalam jangka waktu tertentu juga dapat dipertimbangkan.
Dalam rangka merekrut seorang admin logistik yang potensial, perusahaan akan mempertimbangkan faktor-faktor tersebut untuk memastikan bahwa kandidat yang dipilih dapat menjalankan tugasnya dengan baik dan efisien.
Jenjang Karir & Gaji Admin Logistik
Seorang admin logistik memiliki peluang untuk mendapatkan promosi ke tingkat yang lebih tinggi dalam jenjang karir. Namun, pengalaman dan kinerja yang baik menjadi faktor utama dalam memperoleh promosi tersebut.
Jenjang karir dalam bidang admin logistik biasanya dimulai dari posisi berikut.
- Admin Logistik
- Supervisor Operasional dan Logistik
- Manajer Operasional dan Logistik
Menurut data dari Indeed per 11 Maret 2023, gaji rata-rata seorang staff admin logistik adalah sekitar Rp 3.811.272 per bulan. Namun, angka tersebut dapat berbeda-beda tergantung pada besaran Upah Minimum Regional (UMR) yang berlaku di daerah masing-masing.
Sebagai contoh, di Bandung gaji staff admin logistik tergolong yang tertinggi dengan rata-rata Rp 5.480.901 per bulan. Sedangkan Jakarta berada di posisi kedua dengan rata-rata Rp 4.294.219 juta per bulan. Dan Bekasi menjadi yang ketiga dengan rata-rata Rp 3.964.665 per bulan.
Tips Merekrut Admin Logistik
Jika dari tadi kita membahas dari sisi pekerja, sekarang kita bahas dari sisi perekrut atau HRD.
Bagi rekruter yang ingin merekrut talenta admin logistik yang berkualitas, terdapat beberapa tips yang dapat diperhatikan:
1. Menetapkan standar pekerja yang diinginkan
Sebagai rekruter, Anda perlu menetapkan standar pekerja yang diinginkan untuk posisi admin logistik. Meskipun tidak terlalu mempertimbangkan jenjang pendidikan, tetapi kualifikasi pendidikan minimal yang ditetapkan adalah SMA/SMK/Diploma 3.
2. Pilih kandidat yang komunikatif
Kemampuan komunikasi yang baik sangat penting dalam posisi admin logistik yang sering bersinggungan dengan berbagai divisi. Maka dari itu, pastikan untuk memilih kandidat yang memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
3. Perhatikan pengalaman kerja
Ketelitian, kedisiplinan, dan kemampuan mengoperasikan komputer serta software pendataan seperti Excel sangat diperlukan dalam posisi admin logistik. Cari kandidat dengan pengalaman kerja yang memerlukan skill serupa.
Lalu, bagaimana cara mudah mendapatkan talent admin logistik yang berkualitas?
Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk merekrut admin logistik yang berkualitas antara lain:
- Referral atau jaringan koneksi
- Media sosial
- Forum
- Job board
- Software rekrutmen
Berdasarkan informasi yang telah disampaikan, dapat disimpulkan bahwa admin logistik adalah posisi yang penting dalam sebuah perusahaan, karena mereka bertanggung jawab dalam mengelola rantai pasokan atau supply chain. Jenjang karir admin logistik dapat berkembang menjadi supervisor dan manajer operasional dan logistik dengan tolok ukur promosi berdasarkan pengalaman dan kinerja. Gaji seorang admin logistik bervariasi tergantung pada pengalaman dan kondisi perusahaan, dengan rata-rata sekitar Rp 3.811.272 per bulan.
Bagi para rekruter yang ingin merekrut talenta admin logistik yang berkualitas, perlu memperhatikan standar pekerja, memilih kandidat yang komunikatif, serta memperhatikan pengalaman kerja. Ada beberapa cara untuk merekrut admin logistik yang berkualitas, seperti referral atau jaringan koneksi, media sosial, forum, job board, dan software rekrutmen. Namun, perlu dilakukan seleksi satu per satu untuk menemukan kandidat yang paling sesuai.